Приглашаем к сотрудничеству предпринимателей
Предлагаем в субаренду площади в действующих магазинах «ЩЕТКА».
Арендуем помещения
Арендуем помещения от 50 до 100 кв.м. спальный район 1 этаж 1-я линия, высокий пешеходный трафик в 8 крупных регионах России.

Дебет-Кредит № 09 :: Прием-передача дел бухгалтерами

  1. Законодательная база - есть требования по оформлению?
  2. Чем оформить передачу дел
  3. Как подготовить документы
  4. Как оформляется акт
  5. Как проверить правильность информации, отраженной в акте
  6. Способ первый - постепенное приема
  7. Способ второй - когда принимать не от кого
  8. Нормативная база

Дебет-Кредит № 09 (28.2.2005)
Суть дела :: Бухгалтерский учет

Внимание! архивная публикация

Эта страница содержит древнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время вероятно потеряла актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua
или выберите нужный вам раздел ДК-портала в верхней строке навигации.

Хорошо, если бухгалтер начинает вести учет с начала работы предприятия - в этом случае за все ошибки он отвечает сам. А как быть, если на этой должности перед тобой уже кто-то работал? Надо отвечать за нарушения, допущенные предшественником? Как правильно оформить передачу и прием дел? Рассмотрим основные моменты и проблемы, с которыми сталкиваются старый и новый бухгалтеры при "смене караула".

Законодательная база - есть требования по оформлению?

Хотя законодательством и не предусмотрено обязательное оформление приема-передачи дел между бухгалтерами, это желательно сделать и надлежащим образом оформить. Причем такой документ прежде всего нужен не бухгалтерии, а именно руководству и собственникам предприятия, ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета в соответствии с Законом о бухучете несет владелец (владельцы) или уполномоченный орган (должностное лицо), руководит предприятием.

В нашем законодательстве лишь некоторые намеки на последовательность действий по оформлению процесса передачи дел при смене главного бухгалтера на предприятии. Рассмотрим их, начиная с наиболее значимых.

1. При изменении главных бухгалтеров, которые были материально ответственными лицами, следует провести инвентаризацию имущества, средств и финансовых обязательств. Это требование содержится в п. 3 Инструкции №69.

2. В Положении №59 определен собственно механизм оформления передачи дел. Заметим, что данное Положение действует только в тех моментах, которые не урегулированы законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины. Например, п. 7 Положения, в котором говорится о том, что главным бухгалтерам запрещено получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности, не соответствует Закону о бухучете, в п. 7 ст. 8 которого перечислены функции и обязанности главного бухгалтера. Но все же рекомендации Положения можно использовать для практического оформления приема-передачи дел.

3. Согласно Закону о бухучете, ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксации фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), руководит предприятием. Таким образом, изменение главбухов не может повлиять на изменение ответственного за организацию учета лица и не вызывает обязательной проверки правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако отметим, что хотя ответственность и лежит на директоре, главный бухгалтер, в силу своих полномочий и обязанностей, обеспечивает соблюдение правил учета и контроля за отражением деятельности предприятия. Именно поэтому директор является наиболее заинтересованным лицом в правильном оформлении приема-передачи дел при смене главного бухгалтера.

4. Почти аналогичная по содержанию норма есть и в Положении №88, согласно которому ответственность за своевременное и качественное составление документов, за достоверность приведенных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Инструкции №80 предусмотрена обязанность предприятия уведомить налоговые органы о смене главного бухгалтера (бухгалтера).

Таким образом, оформление приема-передачи дел должным образом проводится в интересах нового и старого главных бухгалтеров, а также руководства предприятия, так как позволяет отразить, какие именно документы были переданы, и проследить, чтобы эти документы были в наличии и должным образом оформлены.

Чем оформить передачу дел

Можно сделать вывод: при передаче дел оформляется акт приема-передачи (см. Образец 1 ниже), в котором за подписями предыдущего главного бухгалтера и его преемника (а при необходимости, например, в случае отказа от подписания или возникновения споров между сторонами - директора или независимого эксперта) отражается перечень переданных документов, состояние учета на предприятии или даже заключение о проведенной проверке. Причем в составлении акта и проведении независимого аудита и проверки в данном случае заинтересованы все:

а) бухгалтер, освобождается, - чтобы исправить выявленные нарушения и не нести за них ответственность в дальнейшем;

б) бухгалтер, приступает к работе, - во избежание самостоятельной проверки результатов работы предшественника или даже обновления учета и документов;

в) директор предприятия - чтобы вовремя выявить и исправить нарушения, за которые согласно законодательству он несет ответственность.

образец 1

Государственная налоговая администрация Украины изложила свою точку зрения по поводу обязанности нового бухгалтера осуществить проверку бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и возможной ответственности за неисполнение этой обязанности в лиcти от 17.04.2002 г.. №3125 / 5 / 26-2119 (см . ниже).

Итак, оформлять акт приема-передачи требуется в случаях, когда стороны хотят четко определить границы и уровень ответственности должностных лиц предприятия (как тех, кто освобождается и берется на работу, так и тех, кто работает) относительно ошибок и недостатков в учете, в том числе и тех, за которые возможно привлечение к ответственности. По нашему мнению, составлять акт приема-передачи и проводить независимый аудит желательно при каждой смене главного бухгалтера на предприятии.

Что касается общего порядка действий и оформления операций увольнения, приема главбухов на предприятии и собственно подготовки и оформления приема-передачи дел, то алгоритм и последовательность таких действий приведены на схеме 1.

схема 1

Схема действий при смене главного бухгалтера на предприятии

Схема действий при смене главного бухгалтера на предприятии

* Эту процедуру может быть проведено в виде независимого аудита или самостоятельной проверки при участии старого и нового бухгалтеров. Кроме того, данные такой проверки также могут быть включены в акт приема-передачи дел.

Как подготовить документы

Для правильного и полного оформления передачи дел нужно тщательно подготовить первичную документацию к передаче.

По нашему мнению, целесообразно сделать прошиты и пропечатаны реестры документов за конкретные периоды, с описанием, нумерацией и определением общего количества. Затем на основании этих подшивок очень легко будет отразить в акте передачу именно первичных документов.

Что касается ведомостей, журналов и других обобщающих данных регистров, то для передачи они должны быть в письменном (или печатном) виде, заверенные печатью и подписями лиц, их составили и проверили. Наличие и количество таких регистров устанавливается учетной политикой и графиком документооборота на предприятии, а их отсутствие за конкретный период может свидетельствовать о допущенных ошибках или даже неведение учета.

Отчетность, составленная и представленная предыдущим бухгалтером, тоже должна быть подготовлена к передаче. Ведь отсутствие такой отчетности может привести к штрафным санкциям за ее неподачу. Целесообразно сгруппировать отчетность по видам или периодам представления в разрезе инстанций, в которые она подавалась.

Кроме того, как уже было сказано, при изменении главных бухгалтеров желательно провести независимый аудит или же самостоятельно проверить состояние и результаты правильности учета и составления отчетности на предприятии. В аудиторском заключении или акте проверки целесообразно изложить общий уровень ведения учета, недостатки в организации бухгалтерии, необходимость исправления ошибок. При этом следует сразу оговорить, кто должен заниматься таким исправлением. К сожалению, руководство предприятий не всегда осознает ответственность такого шага, как смена главного бухгалтера, поэтому и к дополнительным расходам на такие проверки относится отрицательно.

Как оформляется акт

Акт приема-передачи подписывает бухгалтер, передает дела, и бухгалтер, их принимает, после чего его утверждает руководитель предприятия. Если в соответствии с приказом руководителя предприятия было создано приемно-передающую комиссию, то акт подписывают также все члены такой комиссии. Один экземпляр акта приема-передачи остается в бухгалтерии, а другой - у бухгалтера, который передает дела. Отметим, что один из трех экземпляров остается у главного бухгалтера, освобождается. Этот документ является основным "аргументом", который фиксирует состояние учета и наличие документов и регистров на предприятии на момент передачи дел, и именно поэтому целесообразно как можно точнее и тщательнее сделать описание имеющихся документов, отчетов и распечаток - ведь это может позволить в будущем избежать необоснованных требований и замечаний к бухгалтеру, который уволился, как со стороны руководства предприятия, так и со стороны работников контролирующих органов.

Вполне реальной может быть ситуация, когда первичных документов, подтверждающих осуществление операции, вообще нет. В таком случае желательно потребовать объяснения должностных лиц или других работников проверяемого, и оформить их в форме приложений к акту проверки.

Как проверить правильность информации, отраженной в акте

Конечно, и предшественник, и преемник хотят, чтобы информация, обобщенная в акте, соответствовала действительности, чтобы затем при проверке не случалось "неприятных неожиданностей" в виде отсутствия документов или же ошибок в учете и отчетности. Кроме привлечения сторонних специалистов и самопроверки, о которых мы уже упоминали в статье, есть еще два способа удостовериться, что состояние учета на предприятии соответствует определенному уровню.

Способ первый - постепенное приема

Для предварительной проверки правильности ведения учета, а в дальнейшем - правильности оформления передачи дел претенденту на пост главного бухгалтера можно посоветовать некоторое время (если это возможно, конечно) поработать в должности заместителя главного бухгалтера.

Работая в должности заместителя или помощника главного бухгалтера, кандидат на должность главного бухгалтера может по указанию руководителя принимать участие в проведении проверки, ревизии состояния бухгалтерского учета и отчетности, правильности отражения всех хозяйственных операций. Выводы такой ревизионной комиссии и факт приема-передачи дел могут быть зафиксированы в акте приема-передачи дел, при этом следует отметить, что новый бухгалтер был членом ревизионной комиссии и лично участвовал в проведении проверки.

Способ второй - когда принимать не от кого

Другой вариант замены главного бухгалтера на предприятии - это тот, когда главный бухгалтер уволился с предприятия и некоторое время должность остается вакантной. В таком случае на время поиска новой кандидатуры на должность главного бухгалтера определенное лицо назначается исполняющим обязанности главного бухгалтера, при этом риск ухудшения состояния учета и отчетности на предприятии растет, так как не всегда ответственное лицо (исполняющий обязанности главного бухгалтера) имеет необходимый профессиональный и практический опыт и знания. Новый главный бухгалтер после ознакомления с состоянием учета на предприятии должен будет подписать акт приема-передачи дел с исполняющим обязанности главного бухгалтера (или даже с директором).

В этом случае новому главному бухгалтеру следует еще внимательнее относиться к оформлению приема дел, а в случае возникновения подозрения относительно ненадлежащего состояния учета и составления отчетности на предприятии поставить перед директором вопрос о проведении независимого аудита или о проведении внутренней проверки на конкретных условиях (например, с дополнительной оплатой труда тем работникам, которые заняты проверкой). Приняв такие меры, главный бухгалтер, приступает к делам, сможет максимально защитить себя от ошибок, допущенных его предшественник.

Письмо Государственной налоговой администрации Украины от 17.04.2002 г.. №3125 / 5 / 26-2119 (извлечение)

... В ходе расследования уголовного дела было установлено, что главный бухгалтер Х в силу своего должностного положения обязана была проверить бухгалтерскую документацию, при поступлении ее на должность оставалась после главного бухгалтера Y, однако этого не сделала. ... Относительно Х уголовное дело по ст. 212, ч. 3 Уголовного кодекса Украины прекращено ... в связи с тем, что в ее действиях нет умышленного уклонения от уплаты налогов, однако просматривается состав преступления, предусмотренного ст. 367 Уголовного кодекса Украины (должностная халатность) ...

Что отражается в акте приема-передачи

1. Последствия проведенной проверки (аудита).

2. Общий перечень надлежащим образом оформленных подшивок первичных документов (с указанием количества и периода).

3. Перечень должным образом оформленных и заверенных регистров бухгалтерского и налогового учета, предусмотренных к ведению учетной политикой и графиком документооборота на предприятии.

4. Перечень бухгалтерской и налоговой отчетности за соответствующие периоды по видам.

Нормативная база

1. Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.99 г.. №996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".

2. Инструкция №69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина от 11.08.94 г.. №69.

3. Положение №88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г.. №88.

4. Инструкция №80 - Инструкция о порядке учета налогоплательщиков, утвержденная приказом ГНАУ от 19.02.98 г.. №80.

5. Положение №59 - Положение о главных бухгалтерах, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 г.. №59.

Константин ЕРОХИН, к. Э. Н, бухгалтер

Обеспечение будущих премий   Суть дела :: Бухгалтерский учет   Можно ли предприятию создать обеспечение (согласно П (С) БУ 26) на выплату будущих премий, если окончание работ по договору произошло в четвертом квартале 2004, а поступления средств ожидается в 2005 году Обеспечение будущих премий
Суть дела :: Бухгалтерский учет
Можно ли предприятию создать обеспечение (согласно П (С) БУ 26) на выплату будущих премий, если окончание работ по договору произошло в четвертом квартале 2004, а поступления средств ожидается в 2005 году? Что делать, если по начисленному ...

Вопросы учета запасов   № 20 (18 Вопросы учета запасов
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
С начала 2015 сумма налога на прибыль определяется на основании данных
бухгалтерского учета. В связи с этим налоговики получили право проверять
правильность ведения бухучета, правильность и полноту определения доходов,
расходов и финанс ...

Продажа автомобиля физлицу   № 20 (18 Продажа автомобиля физлицу
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
Обычная хозяйственная операция: юрлицо продает легковой автомобиль -
основное средство - физическому лицу. Но в связи с этой операцией у бухгалтеров
возникает немало вопросов, особенно в свете постоянных изменений законодательства.
Ответы на многие вопросы ...

Законодательная база - есть требования по оформлению?
А как быть, если на этой должности перед тобой уже кто-то работал?
Надо отвечать за нарушения, допущенные предшественником?
Как правильно оформить передачу и прием дел?
Законодательная база - есть требования по оформлению?
© Авторские права принадлежат «Щетка». обмен ссылками
Дизайн сайта: «Щетка»